Layığıyla yapılan bir “İK süreçleri hukuki risk analizi” şirkete insan kaynakları yönetiminde itibar kazandırır, verimlilik ve maliyet yönetiminde çok önemli fırsatlar sunar. Doğru ve zamanında yapılan bir hukuki değerlendirme, bütünsel bir bakış açısı ile risk öngörülerine bir başlık daha kazandırır. Fırsatı da içinde barındıran riskin tespiti yönetimsel bir stratejik öneme sahiptir.
Teknoloji bir yandan hızla insanın yerini alırken, insanlar işlerini kaybedeceği ve yarattıkları değerin azalacağı kaygısı yaşarken diğer yandan aslında insanın önemi daha da artmakta. İnsan odaklı, eşitlikçi, şeffaf, yapıcı iletişim ve yönetişim modellerinde insanın merkeze konduğu yapılar kurulmaya çalışılmakta. İnsan, teknolojiye karşı mücadele ve teknoloji ile el ele verdiği değişim sürecinde yarattığı değerin daha fazla farkına varmakta ve bu farkın hakkının verilmesini, değerinin bilinmesini beklemekte. Bu da insan kaynakları yönetiminin önemini her geçen daha da artırmaktadır.
İşte, bu bakış açısı ile işletmelerin insan kaynakları yönetim şekillerini verimlilik, eşitlik, güvenlik, gizlilik, hakkaniyet, şeffaflık ve kariyer planlaması imkanı sunan temel ilkeler oluşturuyor. Elbette ki bu yaklaşımları benimseyen ve etkin olarak işleten şirketler kadar bu konuda yol kat etmesi gereken şirketlerin sayısı da az değil. Doğru insan kaynakları yönetimi yapmayan şirketlerin, aynı zamanda hukuki risk değerlendirmesinde de önemli bir açık kapısı olduğunu söylemek yanlış olmaz, özellikle de gerçek anlamda bu konuda yönetişim yaklaşımı ve karakteristiğini oluşturamamış şirketler için. Çünkü bakıldığında hemen her şirkette var olan ve aslında bir yerlerden kopyalanan, gerçekte şirketin karakteristiğini yansıtmayan “vizyon ve misyon” gibi metinler, insan kaynaklarının süreçleri ve hukuki altyapısına ilişkin olarak da var. Tam da bu noktada vizyon ve misyon metni gafletine düşmemek adına şunların sorulması gerekir:
Şirketinizin insan kaynakları yönetim süreçlerine ve hukuki altyapısına ilişkin metinleri ve düzenlemeleri, şirketinizin fiili uygulamalarına ve hukuka uygun mu? Gerçekten bu alanda bir kurum kültürünüz ve bu kültürü yansıtan uygulamalarınız var mı? Dahası, bu kültür ve uygulamadan çalışanlarınız haberdar mı?
Çoğu işletmenin bu sorulara cevabı, metinlerinin olduğu ve uygulandığı yönündedir. Ama aslında gerçekten kendi süreçlerine ve ihtiyaçlarına uygun olup olmadığını denetlememişlerdir. İK süreçleri ve uygulamaları tıpkı insan gibi yaşayan, değişen, organik yapılardır. Zamanla ve yeniliklere göre ele alınması ve güncellenmesi gerekir.
Bunun aksi bir uygulama her şeyden önce etkin olmayan bir İK yönetimi sonucunu doğurur ama asıl hukuki risklere gebe hale gelir. Bu bağlamda şirketlerin, kurumsal yönetim uygulamaları kapsamında yaptığı denetimlerin arasında muhakkak ki insan kaynakları süreç ve hukuki altyapı ve uygulamalarının risk analizi de bulunmalıdır.
Risk, kurumun amacına ulaşma yolunda ortaya çıkabilecek tehditler ya da başarıyı artırabilecek fırsatlardır ve kurumsal risk yönetimi sürecinde insan kaynakları süreçlerinin başlı başına ele alınması büyük önem taşır. Riski zamanında görme, anlama, proaktif ve sistemli bir süreç yönetimi yapmak, doğrudan ve dolaylı birçok risk ve sonuçlarına bağlı maliyetin önüne geçecektir. Özellikle de bu alandaki riskler çalışanın işverene ve işine bağlılığını etkiler, sessiz istifalar oluşur, ahenk olmayan çalışma süreçlerinde verimlilik azalır ve hatta işveren-çalışan ihtilaflarını artırır. Bunun için İK yönetimi ve süreçlerinde hukuki risklerin yönetimi büyük önem taşır.
İş hukuku uygulamalarına ilişkin yapılacak bu risk analizi tespiti ve giderilmesi uygulamalarında işe alım süreçlerinden başlamak üzere tüm aşamalar ve uygulamalar için hukuki belge ve prosedürlerin hukuka uygunluğunun denetlenmesi büyük önem taşırken, diğer yandan bu belge ve prosedürlerin şirketin fiili uygulamaları ile örtüşüp örtüşmediğinin tespiti gerekmektedir. Çünkü uygulamada açıkça hukuka aykırılık halleri haricinde, risk tam da bu doküman ve uygulama harmonisinin sağlanamamış olmasından kaynaklanmaktadır.
Organizasyon şemasına ve görev tanımlarına uygun iş sözleşmesi ve eklerinin hazırlanması, özlük hakları ve yan hak uygulamaları, performans değerlendirmesi, disiplin uygulamaları, fesih süreçleri, taşeron işçi çalıştırma uygulamaları gibi tüm süreçlerin hukuka uygun ve fiili uygulamayı yansıtan metinler ile düzenlendiğinin incelenmesi risk analizinin başlıca başlıkları olmalıdır. Benzer şekilde şirketin taraf olduğu iş davalarının detaylı incelemesi şirket için bir nevi check-up sayılabilir çünkü bu bilgiler aksayan noktaları tespit etmede çok yardımcıdır.
“Davalar hangi konularda açılıyor”, “sağlıklı ön hazırlık yapılıyor mu”, “daha dava aşamasına gelmeden ama oraya giden süreçte çalışan-işveren ilişkisinin ayak izleri insan kaynakları birimi kurumsal hafızası içinde mevcut mu”, “sulh veya arabulucu imkanı layıkıyla değerlendirilmiş mi”, insan kaynakları süreçlerinin ve ihtilaflarının artık yumuşak karnı olan kişisel veri koruma uygulamaları hukuka uygun olarak oluşturulmuş ve işletilebiliyor mu” ve en nihayetinde “hukuki süreç layığıyla yürütülmüş mü” diye denetlenmeyen bir şirkette gerçekten risk analizinden söz edilemez.
İşte, insan kaynakları süreç ve uygulamalarının hukuki denetimi, aksaklığın tespiti ve gerekli düzenleme ve uygulama adımlarının atılması çok önemlidir. Tüm bu aşamaları içeren ve layığıyla yapılan bir “İK süreçleri hukuki risk analizi” şirkete insan kaynakları yönetiminde itibar kazandırır, verimlilik ve maliyet yönetiminde çok önemli fırsatlar sunar.
Doğru ve zamanında yapılan bir hukuki değerlendirme, bütünsel bir bakış açısı ile risk öngörülerine bir başlık daha kazandırır. Fırsatı da içinde barındıran riskin tespiti yönetimsel bir stratejik öneme sahiptir.