Mevzuatı çıkalı uzun zaman olmasına rağmen daha uygulaması eksik bilinen ve etkin işletilemeyen elektronik ticari ileti düzenlemesi kapsamındaki İleti Yönetim Sistemi (İYS), sektör ayrımı olmaksızın elektronik pazarlama yapan her esnafı ve her şirketi bağlar. Yapılmaması halinde hukuken aykırılık riski taşır.
Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, 24 Mart 2016 tarihinde Türkiye Büyük Millet Meclisi’nde kabul edildikten sonra firmalara uyumlanma zorunluğu sebebiyle birkaç sene ertelemeyle yürürlüğe girdi. Firmalara kesilen cezalar artarak devam ederken, KVK kurumu düzenlemeleri ve aldığı kararlarla kanuna uyuma yönelik idari ve teknik tedbirlerin alınması sağlanmaya çalışılıyor. Ben de yaklaşık beş senedir teknik danışmanlığını yaptığım Kurt and Partners Hukuk bürosuyla beraber çalışarak bu süreçte birçok firmaya uyumlandırma konusunda destek verdim. Bu zaman zarfında bahsi geçen, 13 temel teknik tedbirin, firmalar bünyesinde eksikliklerini bulup, onlara destek olmak amacıyla bir çözüm ağı oluşturduk. Şimdilerde ise yoğun olarak bu süreci takip ederek firmalara destek oluyoruz.
Bu çalışmalarda ve ihtiyaçlar doğrultusunda; çözüm ağımıza otomatik veri sınıflandırma, SIEM (Security Event Management) uygulaması, aydınlatma ve açık rıza bildirimi yazılım uygulaması, sızma testleri, GDPR desteği ve çerez yönetimi yazılımı gibi uyumlandırma tedbirleri konusunda bize destek veren iş birliklerimizin sayısını artırdık ve bu alanı bütüncül olarak kapsayan bir hizmet kapsamı oluşturduk.
Bu alanlardan biri de mevzuatı çıkalı uzun zaman olmasına rağmen daha uygulaması eksik bilinen ve etkin işletilemeyen elektronik ticari ileti düzenlemesi kapsamındaki İleti Yönetim Sistemi (İYS) kurulması ve işletilmesi uygulamasıdır. Geçenlerde, eski bir öğrencimin İleti Yönetimi Sistemi üzerine bir uygulama geliştirildiklerini, Shopify kullanıcılarına yönelik İYS ile senkronizasyonu sağlayan bir çözümleri olduğunun haberini aldım. Bu konu hakkında işletmelerin ilgili kanuna yönelik eksikliklerinin olduğunu bildiğimden ve farkındalık yaratmaya ihtiyaç olduğundan bu yazımda İYS konusuna değinmek istedim. Tabi ki, bu uygulamayı ve Metavis şirketini de Shopify ile İYS entegrasyonu ihtiyacı olan müvekkil şirketlerimize destek vermek üzere çözüm ortaklarımız arasına dahil ettik.
İleti Yönetim Sistemi (İYS) Nedir?
Her türlü hizmet sağlayıcısı için geçerli olmak üzere mal ve hizmetlerini pazarlamak, işletmesini tanıtmak ya da kutlama ve temenni gibi içeriklerle tanınırlığını artırmak amacıyla alıcıların elektronik iletişim adreslerine yapılan arama, mesaj ve e-posta gönderimleri elektronik ticari ileti olarak kabul edilir.
Bu gönderilerin kapsamının doğrudan ürünün satış veya pazarlaması olması aranmaksızın, tüm promosyon, kampanya, indirim duyurusu, özel gün kutlaması veya hediye verilmesi konulu iletiler ticari elektronik ileti olarak kabul edilir. Bu tip gönderimlerin artık bir sistem üzerine kayıt ve beyan usulü ile yapılması gerekmektedir ve bu sisteme İleti Yönetim Sistemi (İYS) denir.
1 Haziran 2021’den itibaren İYS ekranlarında hizmet sağlayıcılara her bir kanal (sesli arama, kısa mesaj ve e-posta) için verdiğiniz tüm onayları tek bir noktadan görebilir, kontrol edebilir ve reddetme hakkınızı kullanabilirsiniz.
İzinleriniz arasında bulunmayıp size ticari içerikli ileti gönderen firmalar için şikayet hakkınızı kullanabilirsiniz. Şikayet başvurularınızı, elektronik ortamda e-Devlet kapısı (Ticari Elektronik İleti Şikâyet Sistemi) veya Ticaret Bakanlığı Ticari Elektronik İleti Şikâyet Sistemi üzerinden yapabilirsiniz.
Sisteme, 2022 yılı sonu itibarıyla ise 791 bin 679 şikayet başvurusunda bulunuldu. Şikayetlerin yüzde 79’unu SMS, yüzde 19’unu sesli arama, yüzde 2’sini ise e-posta başvuruları oluşturdu. Bu şikayetler kapsamında, Ticaret Bakanlığı il müdürlüklerince 371 milyon 30 bin 842 lira idari para cezası uygulandı.
Şartları Nelerdir?
- Hizmet sağlayıcısı İYS’ye kaydolmalıdır.
- Gönderim yapacağı ve onayı alınan alıcıların iletişim bilgilerini bu sisteme girmelidir.
- İletiler zorunlu bilgileri içermelidir.
- İleti göndermek için alıcının onayı olmalıdır.
- Alıcının onayı, yazılı olarak veya her türlü elektronik iletişim aracıyla ya da İYS üzerinden alınabilir. İYS üzerinden alınmayan onaylar, onay alındıktan itibaren 3 iş günü içerisinde İYS’ ye kaydedilmelidir. İYS’ ye kaydedilmeyen onaylar geçersiz kabul edilir.
- Fiziki ortamda alınan onayda, onayı verenin imzası aranır.
- Onay alındığı bilgisi, reddetme imkanı da tanınmak suretiyle, alıcının elektronik iletişim adresine 24 saat içinde iletilir.
- Alıcının elektronik iletişim adresine ticari elektronik ileti gönderilerek onay talebinde ısrar edilemez veya olumlu irade otomatik seçilmiş olamaz.
- Alıcılara her zaman “ret”, “listeden çıkma” imkanı tanınmalıdır.
Sadece E-Ticaret Şirketleri mi İYS’ye Tabi?
Bu düzenleme sektör ayrımı olmaksızın elektronik pazarlama yapan her esnafı ve her şirketi bağlar. Yapılmaması halinde hukuken aykırılık riski taşır.
Yönetmelikte ticari elektronik ileti; telefon veya çağrı merkezi aramaları, faks, otomatik arama makineleri, akıllı ses kaydedici sistemler, elektronik posta, kısa mesaj (SMS) hizmeti gibi her tülü vasıta ile elektronik ortamda gerçekleştirilen ve ticari amaçla yapılan ileti gönderimleri ticari elektronik iletidir.
Geniş yapılan ticari ileti tanımı gereğince; Whatsapp ve Push Notification’ların da İYS kapsamına dahil olduğu kabul edilmelidir. Ancak İYS vatandaş girişlerinde yalnızca SMS/arama ve e-posta kanallarına dair izinleri yönetme imkanı tanır. Bu nedenle Push Notification ve Whatsapp üzerinden gönderilen iletilere dair izinlerin yönetiminin İYS üzerinden yapılması mümkün olmadığından konunun henüz belirsiz olduğu kabul edilebilir.
Söz konusu iletişim, hizmet sağlayıcının hizmetlerinin tanıtımını, pazarlamasını, tanınırlığının arttırılmasına yönelik bir amacı taşıyorsa İYS kapsamında olup ancak izin ile gönderilebilir. Yalnızca “bilgilendirme” amacı taşıyan iletiler bu kapsamda değildir. Örneğin; doktor randevusu hatırlatma, borç/ ödeme bilgilendirmesi vb.
Kişinin iletişim bilgisini kendisinin vermesi, örneğin kartvizitini vermesi, İYS onayı olduğu anlamına gelmez. İletişim bilgisinin ne amaçla verildiği önem taşır.
Diğer yandan bayram kutlaması, temenniler, memnuniyet anketleri dahil ticari elektronik ileti olarak kabul etmektedir. Zira bu iletilerin esas amacı Hizmet Sağlayıcının kendini tanıtması ve alıcıya hatırlatmasıdır.
İYS kayıtları resmî web sitesi üzerinden yapılmaktadır ve hizmet sağlayıcı kendisi yapabilir veya İYS ile anlaşmalı iş ortakları ile çalışabilirler.
Tacir veya esnaf olan alıcıların elektronik iletişim adreslerine gönderilen ticari elektronik iletiler için önceden onay alınması zorunlu değildir. Ancak tacir ve esnafların yönetmeliğin 9. maddesinde yer alan reddetme hakkını kullanması halinde onayları alınmadan ticari elektronik ileti gönderilemez. Tacirlerin ret hakkını kullanabilmeleri içinse iletişim adreslerinin İYS’ye kaydedilmesi gerekir.
İYS Sistemine Yüklenecek İzinler Hangi Verileri İçerir?
İletişim adresi (telefon numarası veya e-posta adresi), iletişim kanalı (arama/mesaj/e-posta), alıcı tipi (bireysel/tacir), izin tarihi, izin kaynağı (ıslak imzalı onay formu, web sitesi vb.)
İleti Yönetim Sistemi’ne yüklenen veriler güvenlik standartları dahilinde ulusal veri tabanlarında saklanmaktadır.
Alıcıdan ticari elektronik ileti izninin alınması kişisel veri işleme izni de alındığı anlamına gelmez. Ticari elektronik ileti ve kişisel veri işleme faaliyetlerinin tabi olduğu mevzuatlar birbirinden farklıdır. Bir alıcıya ticari elektronik ileti gönderimi yapılacaksa, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında alıcının iletişim verilerinin işleneceğine dair aydınlatma yapılması ve açık rızasının alınması gerekecektir.